Dofinansowanie szkoleń z PARP i KFS w 2026 roku: przewodnik

Chcesz, żeby rozwój zespołu częściowo sfinansowały środki publiczne? W 2026 roku masz dwie główne drogi. Pierwsza to Baza Usług Rozwojowych (BUR), którą prowadzi PARP. Pieniądze z niej rozdzielają jednak regionalni Operatorzy, a dofinansowanie wynosi zwykle od 80% do 100% kosztu usługi. Druga to Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), obsługiwany przez powiatowe urzędy pracy. Od 1 stycznia 2026 r. KFS pokrywa do 70% kosztów kształcenia, a w mikrofirmach do 90%. Poniżej wyjaśniamy, jak działa każda z tych ścieżek, kto może z nich skorzystać i na czym wnioski najczęściej się wykładają.

Krótko mówiąc

• PARP nie przyznaje pieniędzy bezpośrednio. Wniosek o ID wsparcia składasz u Operatora w swoim regionie albo w programie krajowym. Szkolenie wybierasz potem w BUR.
• W BUR dofinansowanie sięga zwykle 80–100% kosztu usługi. Mogą z niego korzystać mikro-, małe i średnie firmy.
• KFS w 2026 roku to do 70% kosztów (do 90% w mikrofirmach). Limit na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia, a wniosek składasz wyłącznie elektronicznie.
• Od 2026 roku nie ma już RIS. Szkolenia finansowane ze środków publicznych, także z KFS, może prowadzić tylko firma z ważnym wpisem do BUR.
• O wyniku decyduje diagnoza. Fundusze pokrywają rozwój kompetencji, a nie sprzęt czy licencje. Wniosek musi pokazać, dlaczego zespół potrzebuje właśnie tego szkolenia.

Spis treści

• Jak naprawdę działa dofinansowanie z PARP
• Trzy ścieżki finansowania: porównanie
• Jak zdobyć dofinansowanie przez BUR: krok po kroku
• KFS w 2026 roku: co się zmieniło
• Kompetencje z automatyzacji: nowe nabory od III kwartału 2026
• Czego dofinansowanie nie pokryje i jak policzyć wkład własny
• Najczęstsze błędy we wnioskach o dofinansowanie
• Nasze spojrzenie: dofinansowanie to narzędzie, a nie strategia
• Jak możemy pomóc w Twoim projekcie rozwojowym
• Najczęściej zadawane pytania
• Źródła

Jak naprawdę działa dofinansowanie z PARP

Wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę „dofinansowanie z PARP”, bo spodziewa się jednego okienka, w którym składa się wniosek i odbiera przelew. W rzeczywistości system wygląda inaczej.

W perspektywie finansowej 2021–2027 na rozwój kompetencji i kwalifikacji przez Bazę Usług Rozwojowych przeznaczono prawie 7 mld zł. Pochodzą one z szesnastu programów regionalnych i z krajowego programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS). PARP prowadzi BUR, nadzoruje system i informuje o nim. Pieniędzmi zarządzają natomiast Operatorzy wyłonieni w konkursach: każdy z nich ma własną pulę środków w danym województwie albo programie.

Dla przedsiębiorcy wynika z tego jedno: wniosek składasz do Operatora, a nie do PARP. To Operator decyduje, czy firma dostanie tzw. ID wsparcia. Ustala też wysokość dofinansowania, rodzaje usług, które sfinansuje, i terminy naborów. Zasady różnią się między województwami. Dlatego pierwszy krok to zawsze sprawdzenie, kto jest Operatorem w Twoim regionie i jakie kryteria stosuje w tej edycji.

Sama Baza Usług Rozwojowych działa jak katalog i system rozliczeń. Firmy szkoleniowe i doradcze publikują w niej usługi, a przedsiębiorca zapisuje na nie pracowników. Z instrukcji użytkownika BUR wynika, że na usługę można się zapisać na dwa sposoby: płacąc w całości samodzielnie albo z częściowym dofinansowaniem ze środków publicznych. Tylko ta druga opcja wymaga ID wsparcia.

Trzy ścieżki finansowania: porównanie

Zanim zaczniesz wypełniać formularze, zobacz, która ścieżka pasuje do Twojej firmy i Twojego celu.

Ścieżki nie są zamienne. BUR i projekt automatyzacyjny korzystają ze środków unijnych i wymagają ID wsparcia. KFS jest częścią Funduszu Pracy i działa według ustawy o rynku pracy. Łączy je jedno: od 2026 roku usługę musi zrealizować podmiot wpisany do BUR.

Jak zdobyć dofinansowanie przez BUR: krok po kroku

Poniższa kolejność sprawdza się u większości Operatorów. Szczegóły, takie jak dokumenty czy limity na pracownika, zawsze potwierdź w regulaminie swojego naboru.

1. Zdiagnozuj potrzebę. Ustal, jakiej kompetencji brakuje, komu i w jakim stopniu. Zapisz, skąd o tym wiesz: z oceny okresowej, badania zaangażowania, rozmów z menedżerami albo z analizy procesów.
2. Znajdź Operatora i sprawdź nabór. Na stronie PARP o dofinansowaniach w BUR znajdziesz programy regionalne i krajowe. Sprawdź, czy Twoja firma spełnia kryteria i czy pula środków nie jest już wyczerpana.
3. Załóż konto w BUR. Potrzebujesz profilu użytkownika i profilu firmy. Pracownicy, którzy pójdą na szkolenie, także muszą mieć konta.
4. Złóż wniosek u Operatora. Po podpisaniu umowy wsparcia otrzymasz ID wsparcia, czyli unikalny klucz, który łączy dofinansowanie z zapisem na usługę.
5. Wybierz usługę w BUR i zapisz uczestników. Przy zapisie wskazujesz ID wsparcia. Usługa musi pasować zakresem do tego, co zadeklarowałeś we wniosku.
6. Zrealizuj szkolenie i oceń usługę. Po zakończeniu uczestnicy wypełniają w BUR ankietę oceniającą, a bez niej rozliczenie się zatrzyma.
7. Rozlicz się z Operatorem. Zależnie od modelu Operator płaci firmie szkoleniowej bezpośrednio albo zwraca Ci poniesiony koszt.

ID wsparcia: termin, który decyduje o refundacji

Ten szczegół najczęściej zaskakuje firmy. Okres ważności ID wsparcia musi kończyć się później niż usługa szkoleniowa. Jeśli szkolenie potrwa choćby dzień dłużej, niż jest ważne ID, system nie pozwoli go użyć i refundacja przepada. Instrukcja użytkownika BUR opisuje cały proces zapisu. Przed kliknięciem „zapisz” porównaj więc dwie daty: koniec usługi i koniec ważności ID.

Z terminem wiąże się też kolejność działań. Najpierw podpisujesz umowę wsparcia, a dopiero potem zapisujesz ludzi na szkolenie. Usługi zakupione wcześniej, „na zapas”, zwykle nie kwalifikują się do dofinansowania.

KFS w 2026 roku: co się zmieniło

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na kształcenie ustawiczne osób pracujących: pracowników, pracodawców i osób prowadzących jednoosobową działalność. Wniosek trafia do powiatowego urzędu pracy, a nie do Operatora BUR.

Od 1 stycznia 2026 r. KFS działa według nowych zasad wynikających z nowelizacji ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Najważniejsze zmiany:

• Poziom dofinansowania: do 70% kosztów kształcenia w większości firm, do 90% w mikroprzedsiębiorstwach.
• Limit na uczestnika: do 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
• Forma wniosku: wyłącznie elektronicznie, przez portal praca.gov.pl.
• Kto szkoli: wraz z likwidacją Rejestru Instytucji Szkoleniowych jego rolę przejęła Baza Usług Rozwojowych. Usługę finansowaną z KFS może więc zrealizować tylko podmiot z ważnym wpisem do BUR.

Co to oznacza w praktyce? Przy 70% dofinansowania firma dokłada 30% z własnych środków, więc KFS to współfinansowanie, a nie darmowe szkolenie. Urzędy pracy oczekują przy tym, że uzasadnisz dwie rzeczy: dlaczego wybierasz właśnie tego realizatora i dlaczego to kształcenie jest potrzebne z punktu widzenia rynku pracy i utrzymania zatrudnienia. Słabe uzasadnienie to najczęstszy powód odrzucenia wniosku.

Nabory w KFS ogłaszają poszczególne urzędy pracy. Każdy z nich ma własny harmonogram i może ustalać dodatkowe kryteria oceny. Jeśli planujesz szkolenia na przyszły rok, sprawdź stronę swojego PUP już teraz, jesienią 2026 roku, żeby nie przegapić terminu.

Kompetencje z automatyzacji: nowe nabory od III kwartału 2026

Najświeższą propozycją PARP dla firm, które chcą przygotować ludzi na automatyzację i sztuczną inteligencję, jest projekt Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej. Jego celem jest podnoszenie kompetencji przedsiębiorców i ich pracowników w tym obszarze.

Według zapowiedzi PARP z kwietnia 2026 r. nabory ruszają w III kwartale 2026 r., a refundacja wynosi do 80% kosztów usług szkoleniowych i doradczych. Limity zależą od wielkości firmy:

• 17 800 zł dla osób samozatrudnionych,
• 89 000 zł dla mikro- i małych przedsiębiorstw,
• 178 000 zł dla średnich firm.

Z projektu ma skorzystać nawet 3500 przedsiębiorstw. PARP podkreśla przy tym, że środki dostają tylko te usługi, które faktycznie wpisują się w założenia projektu. Firma musi wykazać potrzebę rozwoju kompetencji, a nie samą chęć zakupu usługi.

Warto też pamiętać, że wdrożenie automatyzacji to nie tylko technologia. To zmiana w sposobie pracy zespołów, podziale odpowiedzialności i komunikacji. Szkolenie z obsługi narzędzia bez przygotowania menedżerów do prowadzenia ludzi przez tę zmianę często kończy się oporem i zmęczeniem zmianą. Dobrze zaplanowany projekt łączy oba wątki.

Czego dofinansowanie nie pokryje i jak policzyć wkład własny

Częsty błąd: firma zakłada, że z dofinansowania kupi licencje AI, oprogramowanie albo sprzęt. Wytyczne PARP są tu jednoznaczne. Finansowane są wyłącznie usługi szkoleniowe i doradcze, czyli rozwój kompetencji. Koszty inwestycji w sprzęt czy gotowe oprogramowanie są niekwalifikowalne. Najlepiej więc zaplanować projekt tak, żeby technologię kupić z innych źródeł, a dofinansowanie przeznaczyć na przygotowanie ludzi do pracy z nią.

Drugi temat to wkład własny. Nawet przy 80% refundacji pozostałe 20% to realny koszt, do którego dochodzi czas pracowników spędzony na szkoleniu. Jeśli rozważasz łączenie kilku źródeł, przyda Ci się szersze spojrzenie na to, jak łączyć środki publiczne z prywatnymi w finansowaniu projektów. Pamiętaj tylko, że w Polsce o tym, czy dany koszt można sfinansować podwójnie, decyduje regulamin konkretnego naboru.

Zarząd zapyta też o efekt. Zanim podpiszesz umowę wsparcia, ustal, po czym poznasz, że szkolenie się opłaciło: mniej rotacji, krótsze wdrożenie nowych osób, wyższy wynik badania zaangażowania, sprawniejsze spotkania. Praktyczną metodę znajdziesz w naszym przewodniku po ROI szkoleń dla osób decyzyjnych w HR. Jeśli chcesz zobaczyć, jak firmy z innych branż mierzą zwrot z inicjatyw rozwojowych na danych finansowych, zajrzyj do tekstu o tym, jak oceniać i zwiększać rentowność projektów.

Najczęstsze błędy we wnioskach o dofinansowanie

Z doświadczeń Operatorów i urzędów pracy powtarza się kilka schematów. Każdego z nich można uniknąć.

• Najpierw szkolenie, potem potrzeba. Firma wybiera atrakcyjną usługę z katalogu i dopiero później szuka dla niej uzasadnienia. Odwróć kolejność: diagnoza, cel, dopiero potem usługa.
• Ogólnikowe uzasadnienie. Zdanie „chcemy rozwijać kompetencje miękkie” nie przekona oceniającego. Lepiej napisać: „kierownicy zmian nie prowadzą rozmów rozwojowych, co widać w wynikach oceny 360 stopni i w rotacji na poziomie operacyjnym”.
• Niedopasowany zakres usługi. Program szkolenia w BUR musi odpowiadać temu, co zadeklarowałeś u Operatora. Rozbieżność oznacza brak refundacji.
• Przeoczone daty. ID wsparcia ważne krócej niż usługa i zapis przed podpisaniem umowy to błędy, których nie da się naprawić po fakcie.
• Realizator bez wpisu do BUR. W 2026 roku dotyczy to również KFS. Sprawdź wpis, zanim złożysz wniosek.
• Brak planu na wdrożenie. Dwudniowe szkolenie bez dalszych kroków rzadko zmienia sposób pracy. Zaplanuj sesje feedbackowe, coaching albo plan rozwoju pracownika na kolejne miesiące.

Nasze spojrzenie: dofinansowanie to narzędzie, a nie strategia

W rozmowach z działami HR słyszymy często: „mamy pulę z dofinansowania, wybierzmy jakieś szkolenie”. Rozumiemy to podejście, bo budżety rozwojowe rzadko są duże. Uważamy jednak, że to pułapka. Szkolenie wybrane pod pieniądze, a nie pod potrzebę, zajmuje ludziom czas i niewiele zmienia.

Zaczynamy więc od drugiej strony. Najpierw sprawdzamy, co naprawdę dzieje się w zespole: jak przepływa informacja, gdzie gubi się odpowiedzialność, czego brakuje liderom. Pomagają w tym narzędzia takie jak pulse check czy ocena 360 stopni. Taka diagnoza ma podwójną wartość. Po pierwsze, pokazuje, w co warto inwestować. Po drugie, daje twarde uzasadnienie, którego oczekują zarówno Operatorzy BUR, jak i urzędy pracy.

Patrzymy też na rozwój systemowo, w duchu Eko-Przywództwa dr. Simona Westerna. Jeden menedżer po świetnym szkoleniu wraca do organizacji, która działa po staremu, i po kilku tygodniach wszystko wraca do normy. Dlatego wolimy programy, które obejmują liderów, zespoły i HR jednocześnie, a pracę na sali łączą z coachingiem i feedbackiem po szkoleniu. Dofinansowanie może sfinansować część tej drogi. Kierunek musi jednak wyznaczyć organizacja.

— Tomasz

Jak możemy pomóc w Twoim projekcie rozwojowym

Jeśli przygotowujesz wniosek o ID wsparcia albo do KFS i potrzebujesz merytorycznej części projektu, możemy ją przygotować razem z Tobą. Prowadzimy diagnozę pracowników i organizacji, team coaching, coaching menedżerski, programy przywódcze i programy wellbeing. Każdy z nich dopasowujemy do faktycznych potrzeb firmy, a prowadzą je praktycy z doświadczeniem w dużych organizacjach. O formę realizacji i możliwość rozliczenia w ramach konkretnego naboru zapytaj nas na etapie planowania. Zobacz, co obejmuje nasza oferta dedykowana dla firm: szkolenia, coaching i consulting HR.

Najczęściej zadawane pytania

Kto może ubiegać się o dofinansowanie z BUR?

O dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych mogą się ubiegać mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa oraz ich pracownicy. Szczegółowe warunki, na przykład siedziba w danym województwie, branża czy grupa wiekowa pracowników, ustala Operator w regulaminie naboru. Duże firmy zwykle nie kwalifikują się do programów regionalnych, ale mogą sprawdzić inne źródła, w tym KFS.

Jak uzyskać ID wsparcia?

Zakładasz konto w BUR i składasz wniosek u Operatora, który obsługuje Twój region lub program. Po pozytywnej ocenie i podpisaniu umowy wsparcia Operator nadaje ID wsparcia. Wskazujesz je przy zapisie pracownika na usługę. Zwróć uwagę, żeby ID było ważne dłużej niż trwa szkolenie.

Czy można połączyć KFS z dofinansowaniem z BUR?

To dwa odrębne źródła z własnymi zasadami i ten sam koszt nie może być sfinansowany dwa razy. Możesz jednak sfinansować różne szkolenia z różnych źródeł, na przykład kurs dla menedżerów z BUR, a kwalifikacje specjalistyczne z KFS. Wątpliwości rozstrzyga Operator albo powiatowy urząd pracy.

Jakie nabory na dofinansowanie szkoleń są dostępne w 2026 roku?

Operatorzy regionalni prowadzą nabory w ramach programów 2021–2027, a powiatowe urzędy pracy ogłaszają własne terminy w KFS. W III kwartale 2026 r. ruszyły nabory w projekcie Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej, z refundacją do 80%. Aktualne terminy sprawdzisz na stronach PARP, swojego Operatora i swojego PUP.

Czy dofinansowanie obejmuje coaching i doradztwo?

W BUR finansowane są usługi rozwojowe, a więc szkolenia i doradztwo, w tym w programach takich jak projekt automatyzacyjny PARP. To, czy dany Operator sfinansuje coaching, zależy od regulaminu naboru. Sprawdź listę usług kwalifikowalnych, zanim wybierzesz formę wsparcia.

Źródła

• PARP: Dofinansowanie przez Bazę Usług Rozwojowych
• Instrukcja użytkownika systemu BUR (serwis usług rozwojowych)
• Instrukcja użytkownika systemu BUR (PARP)
• Wortal PSZ: Krajowy Fundusz Szkoleniowy
• WUP w Toruniu: KFS 2026, nowe zasady
• Biznes.gov.pl: Wpis do Bazy Usług Rozwojowych
• PARP: Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej
• PARP: Automatyzacja i AI, strategia dla polskiego biznesu

Rekomendacje

• Kompetencje przyszłości dla edukatorów i HR: plan działania
• ROI szkoleń: praktyczny przewodnik dla osób decyzyjnych w HR
• Model Kirkpatricka: jak krok po kroku zmierzyć efektywność szkoleń
• Ścieżka pracownika: jak zaprojektować i wdrożyć ją krok po kroku